Zakelijke Coaching Reizen - Zutphen

Zakenreis aftrekbaar: wat zijn de regels?

Een zakenreis is voor een zzp’er een (gedeeltelijke) aftrekpost. Dit zorgt ervoor dat je een lagere winst haalt uit je onderneming en zo minder inkomstenbelasting hoeft te betalen. Zakenreizen vallen bij de belastingdienst onder de categorie 'representatie, congressen, seminars, studiereizen, inclusief reis- en verblijfkosten'. Hieronder de actuele regels waarmee je rekening dient te houden:

  • Er geldt een drempel van € 4.800. Dit betekent dat de kosten boven deze drempel aftrekbaar zijn. In plaats van deze drempel mag je als ondernemer 80% van de kosten in deze categorie aftrekken in je aangifte voor de inkomstenbelasting.
  • Voor de reis- en verblijfkosten mag je maximaal € 1.500 aftrekken. Als het voor je werk noodzakelijk was om een congres of een ander evenement bij te wonen, dan geldt dit maximum niet.
  • Voor de belastingdienst maakt het niet uit of je de kosten in verband met je zakenreis in Nederland maakt of in het buitenland.
  • Het is heel erg belangrijk dat je het zakelijk karakter van je reis kunt aantonen. De belastingdienst kan dit namelijk controleren. Dit doe je door je bonnetjes, bewijzen en correspondentie goed bij te houden. Zorg er ook voor dat bij zakendiners de namen van je gasten en de bedrijfsnaam op de bon staan.

Aftrekbare kosten van je zakenreis

Een zakenreis kan verschillende zakelijke kosten omvatten. Denk aan reis- en verblijfkosten, maar ook kosten voor diners met zakenpartners, relatiegeschenken, kleding en verzorging. Wat is aftrekbaar en voor welk percentage? En welke kosten kun je niet aftrekken?

Deze kosten mag je dus voor 80% aftrekken. De Belastingdienst noemt dit representatiekosten. Deze zijn dus maar beperkt aftrekbaar, waarbij 20% dus voor eigen rekening is. Wat representatiekosten precies zijn, is niet heel duidelijk gedefinieerd, maar er is wel heel lijstje met kosten die je voor 80% mag aftrekken. 

Dit zijn bijvoorbeeld kosten voor: 

  • Zakendiner of -lunch, inclusief fooi
  • Borrels, inclusief alcohol
  • Kosten voor toegang tot congressen, seminars en symposia
  • Jouw verblijf, inclusief excursies en studiereizen

Reiskosten

Ga je op zakenreis met het openbaar vervoer, de taxi en/of het vliegtuig? Dan zijn deze kosten 100% aftrekbaar. Wel moet je kunnen bewijzen dat je deze kosten werkelijk hebt gemaakt. Bewaar daarom goed de facturen en/of bonnetjes.

Als je gebruik maakt van je eigen auto of een huurauto voor je zakenreis, mag in 2024 € 0,23 per gereden zakelijke kilometer van je opbrengst aftrekken. Dit geldt zowel in Nederland als in het buitenland. De kosten voor de autohuur mag je volledig aftrekken als de btw op de factuur wordt vermeld en je de auto alleen zakelijk gebruikt. Houd er verder wel rekening mee dat verkeersboetes niet aftrekbaar zijn.

Kosten voor verblijf, eten en drinken

De zakelijke kosten die je maakt tijdens je zakenreis mag je meestal tot 80% aftrekken van je winst. De overige 20% is dan voor eigen rekening. Concreet gaat dit om kosten voor je verblijf (bijvoorbeeld de hotelkosten), maar ook zakendiners en -lunches, inclusief fooi, en borrels horen hierbij. 

Een zakenreis combineren met een vakantie, kan dat?

Als je als zelfstandig ondernemer een businesstrip naar het buitenland doet, kan het een leuk idee zijn om hieraan nog een vakantie vast te knopen. Je gaat dan op reis voor het werk en voor je eigen plezier. Maar is zo’n combinatie van een privévakantie en zakenreis aftrekbaar?Het kan niet de bedoeling zijn dat je privékosten aftrekt van je winst. De kosten die je voor zakelijke doeleinden uitgeeft, kun je uiteraard wel (gedeeltelijk) aftrekken. Je kunt een privéreis en een businesstrip dus perfect combineren, op voorwaarde dat je een duidelijk onderscheid maakt tussen privékosten en je zakelijke kosten.

Kort samengevat: een zzp-zakenreis is aftrekbaar

Wel is het zo dat niet alle uitgaven in verband met je businesstrip voor hetzelfde percentage aftrekbaar zijn. Zorg ervoor dat je alle correspondentie, bonnetjes en facturen van je zakenreis goed bijhoudt, zodat je dit later kunt bewijzen aan de belastingdienst.